Algemene Voorwaarden

ALGEMENE VOORWAARDEN (versie mei 2022)

(English below)

Notariskantoor Eemnes, gevestigd te Eemnes

Definities

Artikel 1

1)  Notaris: mr. D. Smit, notaris te Eemnes dan wel mr. E.H. Schade, notaris te Eemnes, hun waarnemer(s) en hun kantoorgenoten, die (mede) met de uitvoering van de opdracht zijn belast;

2)  Opdrachtgever: de natuurlijke of rechtspersoon die (mede) de opdracht geeft/geven tot dienstverlening;

3)  Opdrachtnemer: de notaris is de enige opdrachtnemer, ook indient het de uitdrukkelijke of stilzwijgende bedoeling is dat een opdracht door een bepaalde persoon zal worden uitgevoerd. De notaris is bevoegd bij de uitvoering van de opdracht, voor rekening van de opdrachtgever derden in te schakelen.

4)  Opdracht: de overeenkomst in de zin van artikel 7:400 Burgerlijk Wetboek, waarbij de notaris zich jegens de opdrachtgever verplicht tot het verrichten van bepaalde diensten. Alle opdrachten worden met uitsluiting van artikel 7:404  Burgerlijk Wetboek en 7:407 lid2 Burgerlijk Wetboek aanvaard; De ontvangst door de notaris van een koopovereenkomst, waarin is bepaald dat de notaris de akte van levering zal verlijden, impliceert het verleend zijn van een opdracht door koper en verkoper aan de notaris tot het opstellen van een akte van levering en het verrichten van alle werkzaamheden ter zake.

Toepassingsgebied

Artikel 2

Deze voorwaarden zijn van toepassing op de werkzaamheden die door de notaris ter uitvoering van de opdracht worden verricht.

Tarieven en meerwerk

Artikel 3

1) Voor de dienstverlening worden door de notaris de voor die diensten bij de notaris gebruikelijke tarieven in rekening gebracht, tenzij tussen de opdrachtgever en de notaris schriftelijk anders is overeengekomen;

2) Indien meer werkzaamheden dan de gebruikelijke worden verricht, is de notaris bevoegd een hoger bedrag dan het eventuele geldende wettelijke maximumbedrag in rekening te brengen. Dit geldt eveneens indien sprake is van buitengewone complexiteit waardoor aan het maken van een akte meer tijd dan gebruikelijk moet worden besteed.

3) De notaris is bevoegd terzake werkzaamheden die verricht worden, zonder dat deze uiteindelijk leiden tot een notariële akte, aan de cliënt te declareren op basis van de door de notaris en de betreffende medewerkers aan de opdracht bestede tijd, tegen de bij de notaris gebruikelijke uurtarieven, tenzij tussen de opdrachtgever en de notaris schriftelijk anders is overeengekomen;

4) De kosten welke door de notaris worden gemaakt ten gevolgen van de woonplaatskeuze ten kantore van de notaris, komen voor rekening van de verzoekende opdrachtgever.

Niet doorgegane akte, uitstel, intrekking opdracht

Artikel 4

1) Werkzaamheden die verricht worden zonder dat deze werkzaamheden leiden tot een notariële of onderhandse akte, vallen onder de opdracht. Dit geldt ook indien de akte geen doorgang vindt vanwege het in werking treden van een ontbindende voorwaarde buiten de macht en/of schuld van de opdrachtgever. De notaris is bevoegd de ter zake van die werkzaamheden aan de opdrachtgever kosten in rekening te brengen en/of de desbetreffende medewerkers aan de opdracht bestede tijd, tegen de op het kantoor gebruikelijke uurtarieven, tenzij tussen de opdrachtgever en de notaris anders is/wordt overeengekomen.

2) Indien de verleende opdracht -om welke reden dan ook- door de opdrachtgever wordt ingetrokken, is de notaris bevoegd de onder 1. genoemde kosten eveneens in rekening te brengen.

3) Indien de ondertekening van de akte, die het directe gevolg is van de verleende opdracht op de door de opdrachtgever en de notaris overeengekomen dag geen doorgang vindt en wordt verplaatst tot een andere tussen partijen overeen te komen datum, is de notaris bevoegd de kosten van het verplaatsen van de datum aan de opdrachtgever in rekening te brengen.

Aansprakelijkheid opdrachtgever

Artikel 5

In geval een opdracht wordt verstrekt door meer dan één persoon, is ieder van hen hoofdelijk aansprakelijk voor de kosten (honorarium en eventuele verschotten) die uit hoofde van de opdracht aan de notaris verschuldigd zijn. Indien de opdracht wordt verstrekt door een natuurlijk persoon namens een rechtspersoon, is deze natuurlijke persoon -indien deze natuurlijk persoon beschouwd kan worden als de (mede) beleidsbepaler van deze rechtspersoon-, tevens in privé opdrachtgever. Bij wanbetaling door de rechtspersoon is hij derhalve persoonlijk aansprakelijk voor de betaling van de declaratie, onverschillig of de factuur, al dan niet op verzoek van de opdrachtgever, ten name van een rechtspersoon is gesteld dan wel ten name van de opdrachtgever als natuurlijk persoon.

Overlijden

Artikel 6

Ingeval van overlijden van de opdrachtgever van de natuurlijke persoon gaan zijn verplichtingen over op zijn rechtverkrijgende(n) onder algemene titel.

Betaling

Artikel 7

1) Het verschuldigde honorarium en de eventuele verschotten dienen, tenzij anders vermeld, uiterlijk op de datum van het passeren van de akte, doch voor het tijdstip van passeren daarvan, in het bezit te zijn van de notaris. De notaris is bevoegd, indien de opdracht langer loopt dan een kwartaal, tussentijds te declareren;

2)De opdrachtgever aan wie, door middel van een factuur of op andere wijze, schriftelijk betaling van honorarium en/of verschotten is verzocht en van wie binnen de vervaltermijn geen betaling is ontvangen, is aansprakelijk voor de kosten die de notaris vanaf het moment van het verstrijken van de vervaltermijn, zowel in als buiten rechte, ter inning van de vordering maakt. Tevens is hij vanaf dat moment de wettelijke rente over die vordering verschuldigd.

3) De notaris is bevoegd openstaande declaraties te verrekenen met gelden welke de notaris ten behoeve van de opdrachtgever onder zich heeft op de kwaliteitsrekening.

4) Uitbetaling van gelden via de kwaliteitsrekening van de notaris kunnen uitsluitend plaatsvinden op grond van de Beleidsregel Beperking Uitbetaling Gelden aan Derden  zoals vastgesteld door de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB). Indien een verzoek tot uitbetaling van een factuur van een derde niet aan deze beleidsregel voldoet worden de gelden uitbetaald aan de partij(en) die als gerechtigde(n) bij de transactie is/zijn betrokken, en zal de notaris de betaling van de factuur niet in depot houden.

Kosten van invordering

Artikel 8

De opdrachtgever aan wie, door middel van een nota of  op andere wijze, schriftelijk betaling van (een deel van) het honorarium of verschotten is verzocht en van wie binnen de vervaltermijn nog geen betaling is ontvangen, is aansprakelijk voor de kosten die de notaris vanaf het moment van het verstrijken van de vervaltermijn, zowel in als buiten rechte ter inning van zijn vordering maakt. Bij de eerste aanmaning wordt de nota verhoogd met € 25,- (exclusief omzetbelasting) aanmaningskosten. Bij de tweede aanmaning wordt de nota verder verhoogd met €75,- (exclusief omzetbelasting) aanmaningskosten. Als de nota na twee aanmaningen niet is voldaan wordt de nota overgedragen aan een incassobureau. De kosten van deze incasso (procedure), benevens alle overige gerechtelijke kosten, komen voor rekening van de opdrachtgever.

Werkzaamheden

Artikel 9

1) De werkzaamheden worden door de notaris verricht met inachtneming van de voor de notaris geldende wettelijke en andere voorschriften;

2) De notaris is verplicht de door of namens opdrachtgever verstrekte gegevens en informatie geheim te houden tegenover derden die niet bij de uitvoering van de opdracht zijn betrokken. Deze verplichting geldt niet voorzover op de notaris een wettelijke of beroepsplicht rust tot openbaarmaking, waaronder begrepen de Wet Melding Ongebruikelijke Transacties;

3) Verstrekte opdrachten worden door de notaris uitsluitend uitgevoerd ten behoeve van de opdrachtgever. derden kunnen aan de inhoud van de verrichte werkzaamheden, en meer in het algemeen aan de wijze waarop aan die verstrekte opdrachten al dan niet uitgevoerd is gegeven geen rechten ontlenen.

WWFT

Artikel 10

Op de dienstverlening door de notaris is de Wet ter voorkoming van Witwassen en Financieren van Terrorisme van toepassing. In dat kader is de notaris onder meer verplicht:

1) In verband met de dienstverlening aan de opdrachtgever een cliënten onderzoek uit te voeren, welk onderzoek onder meer het vaststellen en verifiëren van de identiteit omvat.

2) Zonder mede weten van de bij de opdracht betrokken partijen melding bij de Financial Intelligence Unit Nederland te maken als zich een ongebruikelijke situatie of transactie voordoet.

Aansprakelijkheid notaris

Artikel 11

1) Indien zich bij de uitvoering van een opdracht onverhoopt een gebeurtenis – waardoor ook een nalaten begrepen wordt – voordoet, die tot aansprakelijkheid  van de notaris leidt, zal die aansprakelijkheid beperkt zijn tot het bedrag of de bedragen waarop de door de notaris gesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering in voorkomend geval aanspraak op uitkering geeft, vermeerderd met het bedrag van het eigen risico dat volgens de verzekeringsvoorwaarden niet ten laste van de verzekeraar is;

2) Voor zover personen die niet in verband met de uitvoering van opdrachten van cliënten wordt ingeschakeld, hun aansprakelijkheid in verband daarmee willen beperken, houden alle aan de notaris gegeven opdrachten de bevoegdheid van de notaris in om dergelijk aansprakelijksbeperkingen mede namens de cliënten te aanvaarden. Iedere eigen aansprakelijkheid van de notaris voor onverhoopte tekortkomingen van de ingeschakelde personen is uitgesloten;

3) De onder lid 1 van onderhavig artikel opgenomen aansprakelijkheidsbeperking geldt ook voor het geval dat ten onrechte een opdracht geweigerd mocht zijn en daaruit schade mocht voortvloeien;

4) De aansprakelijkheidsbeperking als opgenomen in de leden 1, 2 en 3 van het onderhavig artikel is mede gemaakt ten behoeve van de waarnemer van de notaris en allen die op zijn kantoor werkzaam zijn, zodat dezen zich evenzeer op deze aansprakelijkheidsbeperking kunnen beroepen.

Geschillen met de notaris

Artikel 12

Eventuele geschillen met de notaris, of klachten over zijn optreden,  moeten in eerste instantie bij de notaris schriftelijk worden ingediend en daarop zal door de notaris uiterlijk binnen 30 dagen na ontvangst schriftelijk worden gereageerd.

Indien de schriftelijke reactie van de notaris niet leidt tot tevredenheid van de opdrachtgever,  heeft de opdrachtgever de volgende drie mogelijkheden:

1) het geschil voorleggen aan de Geschillencommissie voor  het  Notariaat te ’s-Gravenhage;

2) een klacht over de notaris indienen bij de Kamer voor het Notariaat te Arnhem;

3) een gerechtelijke procedure opstarten bij de bevoegde rechtbank.

Rechtskeuze

Artikel 13

Op de rechtsverhouding tussen de notaris en de opdrachtgever is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Uitsluitend de Nederlandse rechter is bevoegd van enig geschil tussen de notaris en een opdrachtgever kennis te nemen.

Privacy Statement

Artikel 14

Notariskantoor Eemnes kent een Privacy-beleid en heeft dit beleid neergelegd in een separate Privacy Statement, welke gepubliceerd is op haar website onder het tabblad "Privacy Statement". Op verzoek kan een exemplaar van deze Privacy Statement worden toegezonden.

 

ENGLISH

General terms and conditions

GENERAL TERMS AND CONDITIONS (version May 2022)

Notariskantoor Eemnes, established in Eemnes

Definition of terms

Article 1

1) Civil-law notary: D. Smit LLM, civil-law notary in Eemnes or E.H. Schade LLM, civil-law notary in Eemnes, their deputy(ies) and their colleagues, who are (co-)charged with the performance of the assignment;

2) Client: the natural or legal person who (co-)commissions the services;

3) Contractor: The civil-law notary is the sole contractor, even if it is the explicit or implied intention that an assignment is to be performed by a specific person. The civil-law notary is authorised to engage third parties for the performance of the assignment for the account of the client.

4) Assignment: the contract as referred to in Article 7:400 of the Dutch Civil Code, under which the civil-law notary undertakes towards the client to perform certain services. All assignments are accepted to the exclusion of Article 7:404 of the Dutch Civil Code and Article 7:407(2) of the Dutch Civil Code; receipt by the civil-law notary of a contract of sale, stipulating that the civil-law notary shall execute the deed of transfer, implies that the Buyer and the Seller have given an assignment to the civil-law notary to draw up a deed of transfer and to perform all activities in this respect.

Scope

Article 2

These terms and conditions shall apply to the activities carried out by the civil-law notary in the performance of the assignment.

Rates and additional work

Article 3

1) The civil-law notary will charge the rates customary at the civil-law notary for the services, unless agreed otherwise in writing between the client and the civil-law notary;

2) If more work than usual is performed, the civil-law notary will be entitled to charge a higher amount than the statutory maximum, if any. This shall also apply where extraordinary complexity is concerned, requiring more time than usual to be spent on drawing up a deed.

3) The civil-law notary is authorised to charge the client for work performed without ultimately resulting in a notarial deed, on the basis of the time spent on the assignment by the civil-law notary and the relevant employees, at the civil-law notary's usual hourly rates, unless agreed otherwise in writing between the client and the civil-law notary;

The costs incurred by the civil-law notary as a result of the client choosing the civil-law notary's office as his address for service shall be borne by the client who requests this.

Deed not executed, postponement, cancellation of assignment

Article 4

1) Work performed without this work leading to a notarial or private deed falls within the scope of the assignment. This shall also apply if the deed is not executed due to the entry into force of a resolutive condition, beyond the client's control and/or fault. Unless agreed otherwise by the client and the civil-law notary, the civil-law notary will be entitled to charge the client for the costs incurred in respect of this work and/or the time spent by the relevant employees on the assignment, at the hourly rates customary at the firm of civil-law notaries.

2) If the assignment is cancelled by the client for whatever reason, the civil-law notary is authorised to charge the costs referred to under 1. as well.

3) If the signing of the deed, which is the direct result of the assignment does not take place on the day agreed between the client and the civil-law notary and is rescheduled to another date to be agreed by the parties, the civil-law notary may charge the costs of rescheduling the date to the client.

Liability of the client

Article 5

If an assignment is given by more than one person, each of them shall be jointly and severally liable for the costs (fee and any disbursements) payable to the civil-law notary under the assignment. If the assignment is given by a natural person on behalf of a legal entity, this natural person -if this natural person can be regarded as the (co-)policymaker of this legal entity- shall also be the client in a private capacity. In the event of non-payment by the legal entity, he or she is therefore personally liable for payment of the invoice, regardless of whether the invoice, whether or not at the client's request, is in the name of a legal entity or in the name of the client as a natural person.

Death

Article 6

In the event of the death of a client in the capacity of a natural person, his obligations shall pass to his successor(s) by universal title.

Payment

Article 7

1) Unless stated otherwise, the civil-law notary shall receive the outstanding fee and any disbursements not later than on the date of the execution of the deed, but before the time of the execution thereof. If the duration of the assignment exceeds three months, the civil-law notary will be entitled to submit interim invoices;

2)A client who has been requested in writing to pay fees and/or disbursements by means of an invoice or otherwise, and from whom no payment has been received within the payment term shall be liable for the costs incurred by the civil-law notary for the collection of the claim, both in and out of court, from the time when the payment term has lapsed. He shall also owe statutory interest on such claim from that time.

3) The civil-law notary will be authorised to set off any outstanding invoices against funds held by the civil-law notary on behalf of the client in the clients' account.

4) Payment of funds through the civil-law notary's clients' account may only take place on the basis of the Policy Rule on Restriction of Payment of Funds to Third Parties as adopted by the Royal Dutch Association of Civil-law Notaries (KNB). If a request from a third party for the payment of an invoice fails to comply with this policy rule, the funds will be paid to the party/parties involved in the transaction as the entitled party/parties, and the civil-law notary will not keep the payment of the invoice on deposit.

Collection costs

Article 8

A client who by means of an invoice or otherwise has been requested in writing to pay (part of) the fee or disbursements and from whom no payment has been received within the payment term shall be liable for the costs incurred by the civil-law notary for the collection of his claim, both in and out of court, from the time when the payment term has lapsed. Upon the first reminder, the invoice will be increased by € 25 (excluding VAT) in reminder fees. Upon the second reminder, the invoice will be increased by another €75 (excluding VAT) in reminder fees. If the invoice is not paid after two reminders, the invoice will be transferred to a collection agency. The costs of this collection (procedure), in addition to all other legal costs, shall be for the account of the client.

Work

Article 9

1) The work shall be performed by the civil-law notary in compliance with the legal and other regulations applicable to the civil-law notary;

2) The civil-law notary shall keep the data and information provided by or on behalf of the client secret from third parties who are not involved in the performance of the assignment. This obligation shall not apply insofar as the civil-law notary has a statutory or professional duty to disclose, including under the provisions of the Disclosure of Unusual Transactions (Financial Services) Act;

3) Assignments given shall be performed by the civil-law notary exclusively for the benefit of the client. Third parties cannot derive any rights from the contents of the work performed, and more generally from the manner in which such assignments given have or have not been performed.

Money Laundering and Terrorist Financing (Prevention) Act (WWFT)

Article 10

The civil-law notary's services are subject to the Money Laundering and Terrorist Financing (Prevention) Act. In that context, the civil-law notary must comply with inter alia the following:

1) In connection with the provision of services to the client, conduct a client investigation, which includes establishing and verifying the client's identity.

2) Report to the Financial Intelligence Unit Netherlands without the knowledge of the parties involved in the assignment in the event of an unusual situation or transaction.

Liability of the civil-law notary

Article 11

1) If, in the performance of an assignment, an event occurs unexpectedly - including an omission - which leads to liability of the civil-law notary, such liability shall be limited to the amount or amounts covered by the professional liability insurance taken out by the civil-law notary in such case, increased by the amount of the policy excess which, according to the insurance conditions, is not for the account of the insurer;

2) To the extent that persons engaged other than in connection with the performance of client assignments wish to limit their liability in connection therewith, all assignments given to the civil-law notary shall imply the civil-law notary's authority to accept such limitations of liability also on behalf of the clients. Any liability of the civil-law notary himself for unexpected shortcomings of the persons engaged is excluded;

3) The limitation of liability referred to under paragraph 1 of this article shall also apply in the event that an assignment is wrongly refused and this leads to damage;

4) The limitation of liability as included in paragraphs 1, 2 and 3 of this article is also intended for the benefit of the civil-law notary's deputy and all those working at his office, in order for them to be able to rely on this limitation of liability in an equal manner.

Disputes with the civil-law notary

Article 12

Any disputes with the civil-law notary or complaints about his actions shall be submitted to the civil-law notary in writing in the first instance, to which the civil-law notary shall respond in writing not later than 30 days after receipt.

If the civil-law notary's written response does not satisfy the client, the client has the following three options:

1) submit the dispute to the Disputes Committee for the Notarial Profession in The Hague;

2) file a complaint about the civil-law notary with the Division for Notarial Matters in Arnhem;

3) institute legal proceedings with the competent court.

Choice of law

Article 13

The legal relationship between the civil-law notary and the client is exclusively governed by Dutch law. Only the Dutch courts are competent to take cognisance of any dispute between the civil-law notary and a client.

Privacy Statement

Article 14

Notariskantoor Eemnes has a privacy policy which is laid down in a separate Privacy Statement published on its website under the tab "Privacy Statement". A copy of this Privacy Statement can be sent on request.